Regulamin Składania Oświadczeń Woli w Formie Dokumentowej oraz Cyfrowych Odbiorów Robót Budowlanych

Niniejszy dokument określa standardy prawne, techniczne i dowodowe dotyczące składania oświadczeń woli w formie dokumentowej oraz procedury sporządzania cyfrowych protokołów odbioru robót budowlanych w systemie JobKit dostarczanym przez AZ-BUD Damian Miller, w świetle przepisów ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.).

1. Podstawa prawna: Forma Dokumentowa (Art. 77² i 77³ Kodeksu Cywilnego)

1.1. Zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego:

„Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie.”

1.2. Zgodnie z art. 77³ Kodeksu cywilnego:

„Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.”

1.3. Forma dokumentowa nie wymaga składania własnoręcznego podpisu ani posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest w pełni prawnie wiążącą formą czynności prawnej w polskim obrocie gospodarczym i konsumenckim, chyba że ustawa lub umowa stron zastrzega inną formę pod rygorem nieważności.

2. Klauzula umowna włączająca formę dokumentową w relacji Wykonawca–Inwestor

Aby wyeliminować spory co do ważności ustaleń poczynionych przez JobKit, w każdej Ofercie generowanej przez system zamieszczana jest następująca klauzula umowna:

Klauzula formy dokumentowej (rekomendowana do umów budowlanych):
„Strony zgodnie ustalają, że wszelkie oświadczenia woli dotyczące niniejszej umowy - w tym zatwierdzenie oferty, akceptacja harmonogramu transz i zaliczek, zlecenie i wycena robót dodatkowych (aneksów), a także podpisanie częściowych i końcowych protokołów odbioru robót budowlanych - mogą być składane w formie dokumentowej (art. 77² Kodeksu cywilnego) za pośrednictwem systemu teleinformatycznego JobKit, w tym poprzez autoryzację unikalnym linkiem SMS / e-mail lub w Portalu Inwestora. Złożenie oświadczenia w ten sposób jest wiążące dla obu Stron.”

3. Integralność i Ścieżka Dowodowa Systemu JobKit (Audit Trail)

3.1. W celu spełnienia wymogu „sposobu umożliwiającego ustalenie osoby składającej oświadczenie” (art. 77² KC), każda czynność autoryzacyjna w JobKit utrwala niezmienny rekord dowodowy zawierający:

• Kryptograficzny identyfikator tokenu: unikalny ciąg znaków generowany po stronie serwera o wysokiej entropii, powiązany ściśle z danym dokumentem i numerem telefonu / adresem e-mail Inwestora,
• Sygnaturę czasową UTC (Timestamp): dokładna data, godzina, minuta i sekunda zarejestrowania oświadczenia na serwerze,
• Publiczny adres IP: adres sieciowy urządzenia, z którego wysłano formularz akceptacji,
• Nagłówek User-Agent: szczegółowe dane dotyczące systemu operacyjnego, modelu urządzenia i wersji przeglądarki internetowej,
• Złożone oświadczenie woli: jednoznaczny komunikat potwierdzający znajomość warunków i wolę zaciągnięcia zobowiązania (np. „Zatwierdzam aneks na kwotę 2 500,00 zł brutto z obowiązkiem zapłaty”).

3.2. Niezmienność i nienaruszalność dokumentu:
Po złożeniu podpisu przez Inwestora pierwotna treść oferty, zakres prac dodatkowych lub stan protokołu zostają trwale zablokowane przed edycją. Żadna ze stron nie może jednostronnie zmienić zatwierdzonego zakresu ani kwot.

3.3. Mechanizm Anti-Self-Signing (Blokada samopodpisania):
W przypadku, gdy Wykonawca otworzy link przeznaczony dla Inwestora, system rozpoznaje tożsamość zalogowanego wykonawcy i blokuje interfejs podpisu, uniemożliwiając złożenie podpisu we własnym imieniu za klienta.

4. Prace Dodatkowe i Aneksy (Zgodność z Art. 630 i 632 Kodeksu Cywilnego)

4.1. Jednym z najczęstszych źródeł sporów na budowie są roboty dodatkowe (wynikające ze stanu zastanego pod tynkiem/posadzką, zmian aranżacyjnych lub żądań inwestora).

4.2. Zgodnie z regułami JobKit:

• Żadna praca dodatkowa dodana przez Wykonawcę na placu budowy nie staje się częścią wiążącej umowy do momentu jej zatwierdzenia przez Inwestora.
• Wykonawca wysyła Inwestorowi aneks linkiem SMS /amendment/[token].
• Inwestor widzi precyzyjną wycenę (robocizna, materiały, sprzęt, narzut) oraz uzasadnienie.
• Jeżeli Inwestor kliknie „Zatwierdź aneks”, powstaje prawnie wiążące zobowiązanie w formie dokumentowej, a kwota powiększa budżet Zlecenia.
• Jeżeli Inwestor kliknie „Odrzuć aneks”, aneks uzyskuje status odrzuconego, a Wykonawca nie ma podstawy prawnej do żądania zapłaty za te prace, ani obowiązku ich realizacji.

5. Procedura Cyfrowego Odbioru Robót Budowlanych (Art. 647 i 654 KC)

5.1. Zgłoszenie do odbioru:
Po zakończeniu robót Wykonawca zgłasza gotowość do odbioru w systemie (status: do_odbioru). System generuje bezpieczny token do Protokołu Odbioru /acceptance/[token].

5.2. Uprawnienia Inwestora:
Inwestor po zapoznaniu się ze stanem prac i fotodokumentacją ma prawo:

1. Podpisać Protokół Odbioru bez zastrzeżeń:
   • Skutek: Zlecenie zostaje formalnie zamknięte (status: ZAKONCZONE).
   • Następuje wygenerowanie Certyfikatu Odbioru Robót (PDF).
   • Od daty podpisania protokołu rozpoczyna się bieg terminów rękojmi za wady i gwarancji (zgodnie z art. 568 i art. 638 w zw. z art. 656 KC).
   • Roszczenie Wykonawcy o zapłatę pozostałej części wynagrodzenia staje się wymagalne.
2. Odmówić odbioru / Zgłosić listę uwag i usterek:
   • Inwestor wprowadza do formularza wykaz wad (ze wskazaniem elementów do poprawy).
   • Status Zlecenia powraca do stanu w_trakcie.
   • Wykonawca zostaje powiadomiony o konieczności usunięcia wad w wyznaczonym terminie.

5.3. Wady istotne vs. nieistotne:
Zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą Sądu Najwyższego (m.in. wyrok SN z dnia 22 czerwca 2007 r., V CSK 99/07):

• Inwestor ma obowiązek odbioru robót wykonanych zgodnie z projektem i sztuką budowlaną, nawet jeśli wykazują one wady nieistotne (podlegające usunięciu w ramach rękojmi).
• Odmowa podpisania protokołu odbioru jest uzasadniona jedynie w przypadku wystąpienia wad istotnych - tj. takich, które czynią dzieło niezdatnym do zwykłego użytku lub sprzeciwiają się wyraźnej umowie.

6. Wartość dowodowa w postępowaniu sądowym

W przypadku sporu sądowego pomiędzy Wykonawcą a Inwestorem, kompletny rejestr zdarzeń wygenerowany z systemu JobKit (karta zlecenia, załączone zdjęcia, logi autoryzacji z adresami IP i znacznikami czasu UTC, historia korespondencji czat) stanowi dowód z dokumentu w rozumieniu art. 243¹ i art. 245 Kodeksu postępowania cywilnego (KPC) oraz podlega swobodnej ocenie dowodów przez sąd na zasadzie art. 233 KPC.